Rozliczenie zmiany w restauracji krok po kroku (+ wzór)

Co musi się zgadzać na koniec zmiany

Rozliczenie zmiany odpowiada na jedno pytanie: czy pieniądze, które powinny być, naprawdę są. Porównujesz trzy rzeczy: co sprzedała kasa, czym zapłacili goście i co faktycznie leży w szufladzie, w terminalu i na koncie.

Jeśli robisz to po każdej zmianie, błędu szukasz w ośmiu godzinach, a nie w całym miesiącu. Jeśli raz w tygodniu, szukasz go w pamięci ludzi, którzy dawno poszli do domu. Dlatego od zmiany i gotówki zaczyna się każdy sensowny program do zarządzania restauracją, a nie od wykresów.

Na koniec zmiany muszą się zgadzać te równania:

• Sprzedaż z raportu zmiany = gotówka + karty + online.
• Gotówka w szufladzie = stan początkowy + sprzedaż gotówką + wpłaty − wydatki i wypłaty z kasy.
• Karty w raporcie zmiany = suma z terminala płatniczego.
• Online (własny sklep, portale) = to, co pokazuje panel operatora płatności albo portalu.
• Każdy wydatek z kasy ma paragon lub fakturę i zapisane imię osoby, która wzięła pieniądze.

Krok po kroku: od raportu kasy do koperty z gotówką

Checklista na koniec zmiany. Wydrukuj ją i powieś przy kasie. Kolejność ma znaczenie.

1. Zamknij sprzedaż

   Sprawdź, czy wszystkie rachunki na sali są zamknięte, a zamówienia z dowozu i portali mają właściwy status. Otwarty stolik to najczęstszy powód, dla którego raport nie zgadza się z szufladą.

2. Weź raport zmiany

   Z systemu POS pobierz raport zmiany z podziałem na formy płatności: gotówka, karta, online. Raport dobowy z drukarki fiskalnej to osobny obowiązek na koniec dnia sprzedaży. Raport zmiany go nie zastępuje.

3. Zamknij terminal płatniczy

   Zrób zamknięcie dnia w terminalu i porównaj sumę z kwotą „karta” w raporcie. Różnica zwykle oznacza płatność kartą zapisaną w kasie jako gotówka albo odwrotnie.

4. Policz gotówkę dwa razy

   Licz nominałami, najlepiej we dwie osoby albo dwa razy z rzędu. Zapisz wynik, zanim spojrzysz, ile „powinno być”. Inaczej łatwo liczyć pod wynik.

5. Rozlicz wydatki i wypłaty z kasy

   Zbierz paragony za zakupy z kasy, zaliczki dla pracowników i wpłaty. Przy każdej pozycji: kwota, na co, kto wziął, zdjęcie dokumentu.

6. Porównaj i zapisz różnicę

   Wymagana gotówka = stan początkowy + gotówka ze sprzedaży + wpłaty − wydatki − wypłaty. Porównaj ją z policzoną kwotą i zapisz różnicę z opisem, nawet jeśli to 50 groszy.

7. Zostaw stan początkowy, resztę do koperty

   W szufladzie zostaje stała kwota na drobne dla następnej zmiany. Resztę pakujesz do koperty albo sejfu z datą, kwotą i podpisem.

8. Zamknij zmianę w systemie

   Dopiero teraz zamykasz zmianę. Potem nic do niej nie dopisuj. Korekty rób osobno, z opisem, kto i dlaczego je wprowadził.

Wydatki z kasy: zdjęcie paragonu zamiast zeszytu

W każdym lokalu ktoś bierze pieniądze z kasy: na brakującą mozzarellę, naboje do syfonu, kurs do hurtowni. Problemem nie jest sam wydatek, tylko to, że po tygodniu nikt nie pamięta, na co poszło 86 zł, a paragon leży w kieszeni kurtki.

Zasada jest prosta: zdjęcie dokumentu robisz w chwili, gdy pieniądze wychodzą z kasy, a nie wieczorem. Do zdjęcia dopisujesz kwotę, kategorię i imię osoby. Zeszyt można zgubić, zalać albo wypełnić nieczytelnie. Zdjęcie w telefonie albo w systemie zostaje.

Jeśli możesz, bierz fakturę na firmę zamiast paragonu. Faktury od dostawców coraz częściej przychodzą przez KSeF, więc zdjęcie z kasy pozwoli połączyć je z wydatkiem ze zmiany i nie policzyć tego samego kosztu dwa razy.

Przy każdym wydatku zapisz:

• Kwotę i datę z dokumentu, nie z pamięci.
• Na co: składniki, opakowania, chemia, drobne naprawy, inne.
• Kto wziął pieniądze z kasy.
• Czy to paragon, czy faktura i czy jest na niej NIP firmy.

Manko i nadwyżka: skąd się biorą i co z nimi zrobić

Manko to mniej gotówki, niż wynika z rozliczenia. Nadwyżka to więcej. Obie są sygnałem, że coś poszło inaczej niż w systemie. Nadwyżka też, bo zwykle oznacza, że ktoś zapłacił gotówką za rachunek, którego nikt nie nabił, albo reszta poszła w złą stronę.

Ustal próg, poniżej którego różnicę tylko zapisujesz, np. kilka złotych z wydawania reszty. Powyżej progu szukasz przyczyny od razu, póki ludzie są na miejscu. Nie wyrównuj manka z własnej kieszeni i nie chowaj nadwyżki „na później”. Wtedy raport przestaje mówić prawdę.

Nie potrącaj manka z wypłaty na słowo. Potrącenie takiej kwoty z pensji wymaga co do zasady pisemnej zgody pracownika, a zasady odpowiedzialności za powierzoną gotówkę warto spisać z księgową albo prawnikiem.

Najczęstsze przyczyny różnic:

• Źle wydana reszta w godzinach szczytu.
• Płatność kartą zapisana w kasie jako gotówka albo odwrotnie.
• Wydatek z kasy bez zapisu albo bez paragonu.
• Zwrot lub anulowanie rachunku bez korekty w systemie.
• Gotówka za dowóz, która nie wróciła do szuflady przed liczeniem.

Wzór rozliczenia zmiany (tabela do przepisania)

Przepisz tę tabelę do arkusza albo wydrukuj jako formularz. Kolumna „Przykład” pokazuje zmianę z drobnym mankiem, żeby było widać, jak liczy się każdą pozycję.

Liczby w kolumnie „Przykład” są wymyślone na potrzeby wzoru.

Jak rozliczenie zmiany zasila raport miesiąca

Pojedyncza zmiana to tylko kartka. Trzydzieści rzetelnie zamkniętych zmian to już sprzedaż miesiąca z podziałem na gotówkę, karty i online, lista wydatków z kasy i historia różnic. Z tego liczysz marżę, a nie z salda na koncie.

Kluczowe są wydatki z kasy. Jeśli wpiszesz je w zmianie, a potem ta sama faktura przyjdzie od dostawcy, łatwo policzyć koszt dwa razy albo wcale. Każdy wydatek ze zmiany powinien mieć parę: fakturę albo świadomą decyzję, że faktury nie będzie.

Sprzedaż online warto od razu rozbić na własny sklep i portale. Z portali nie dostajesz całej kwoty, bo część zabiera prowizja. Ile dokładnie, policzyliśmy w tekście o prowizjach Pyszne, Glovo, Wolt i Uber Eats.

Jak to robi Resta. Sprzedaż z kasy wpada do zmiany sama, co minutę, z podziałem na kartę, gotówkę i online. Rozliczenie gotówki pokazuje wymaganą kwotę i różnicę kasy, a zaliczki dla pracowników widać w zmianie. Wydatek dodajesz zdjęciem paragonu lub faktury, a numer faktury i NIP odczytują się ze zdjęcia. Wydatek łączy się w parę z fakturą z KSeF, a te bez pary trafiają na listę „Wydatki bez faktury”. Z zamkniętych zmian powstaje raport tygodnia, miesiąca i roku, który pokazuje, ile zostaje z każdej złotówki. System powstał i działa w pizzerii Tutto w Słupsku. Zobacz, jak wygląda zaplecze restauracji w resta.app, albo umów demo.

Najczęstsze pytania

Zobacz też